Každý podnik se zaměstnanci musí vést a uchovávat nezbytnou dokumentaci. Složek a formulářů stále přibývá a hrozí, že personalistu doslova zavalí papíry. Jde to ale i lépe.
Udržovat fyzickou papírovou dokumentaci v dnešní době, kdy máme možnost online komunikace, elektronických podpisů a zabezpečeného ukládání dat, je skutečně zbytečné. Je to náročné na prostor i čas, finančně nákladné a neekologické, neumožňuje to plný rozvoj zaměstnanců a fakticky drží firmu v minulosti.
Velký problém je s místem. Papírová evidence je totiž skutečně objemná. Potřebujete pro ni kartotéky a stohy šanonů a musíte je navíc uchovávat v souladu s GDPR tak, aby k nim neměly přístup neoprávněné osoby. Tedy minimálně v uzamykatelné skříni. Neustálý tisk dalších a dalších papírů je navíc v rozporu s udržitelností a úsporností.
A především, užírá drahocenný čas samotným personalistům. Papíry je třeba tisknout, skenovat, zakládat, evidovat, kontrolovat, aktualizovat…, a to může zabrat značnou část pracovní doby.
Fakta: Podle našeho průzkumu se personalisté věnují “papírování” nejčastěji 3-4 hodiny denně, ale někteří dokonce až 6 hodin!
Není pak už od nich možné očekávat strategickou a rozvojovou práci s lidmi, která je přitom pro spokojenost zaměstnanců důležitá. A spokojení zaměstnanci jsou důležití pro firmu, protože mají lepší výsledky.
Jak z toho ven? Digitalizací HR.
Převedením agendy lidských zdrojů do elektronické podoby ušetříte:
- Místo. Údaje můžete bezpečně ukládat na disku nebo v cloudu.
- Přírodu. Není již třeba spotřebovávat papíry, které nejsou nezbytně nutné.
- Finance. Chybu opravíte bez nutnosti opakovaného tisku, který jen zvyšuje náklady.
- Čas. Odpadne mnoho fyzických činností, které zabírají pracovní dobu. Urychlí se hledání potřebných dokumentů. A moderní nástroje jako Speybl řadu úkonů provedou za vás, například mohou kontrolovat termíny, vyhledávat v databázi či předvyplňovat rutinní dokumenty.
Chcete si ušetřit práci a zjednodušit své HR? Ozvěte se nám a něco s tím uděláme.
