Naše pracovní právo konečně udělalo velký krok k digitalizaci HR. Novela zákoníku práce totiž zásadně usnadnila posílání určitých dokumentů elektronicky. Co teď už můžete?
Od října lze pracovní smlouvu a další dohody uzavírat a posílat elektronicky bez větších omezení. Podrobněji jsme se tím zabývali v našem seriálu i s praktickými tipy, jak na to.
Pro další typy dokumentů zůstaly přísnější podmínky pro elektronické doručování, ale přesto v mnohem mírnější podobě než dosud. Týká se to:
- výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního vztahu (kromě ukončení dohodou, tam jsou pravidla volnější),
- odvolání z vedoucího místa nebo vzdání se takového místa,
- mzdového nebo platového výměru.
Kdy můžete posílat? Když splníte tyto podmínky:
- Zaměstnavatel a zaměstnanec uzavřeli dohodu, že zaměstnanec souhlasí s elektronickým zasláním.
- Tato dohoda musí být písemná.
- Součástí musí být e-mailová adresa, na kterou má zaměstnavatel dokumenty posílat. Adresa nesmí být firemní, musí jít o soukromý e-mail zaměstnance.
- Dokumenty ze strany zaměstnavatele musí obsahovat uznávaný elektronický podpis.
- V dohodě se musí objevit také poučení o tom, kdy je taková písemnost považována za doručenou: Buď v den, kdy přijetí potvrdí zaměstnanec datovou zprávou (e-mailem). Nebo uplynutím 15 dní ode dne dodání, pokud zaměstnanec přijetí nepotvrdil, ani se zpráva nevrátila jako nedoručitelná.
Doručení je možné také do datové schránky fyzické osoby, pokud ji zaměstnanec má a neznepřístupnil ji pro dodávání dokumentů.
Jak vám s tím pomůže Speybl?
Aplikace umožňuje vytváření šablon dokumentů. Do těch pak jen vložíte údaje konkrétního zaměstnance a máte za minutku vystavenou třeba právě dohodu o elektronickém zasílání.
Poučení o doručování můžete také zařadit mezi interní dokumenty a odkazovat na ně ve vstupním dotazníku v rámci onboardingu nebo v dohodě o doručování, aby byly vždy k dispozici.
Do onboardingu raz dva přidáte úkol – domluvit se na elektronickém zasílání dokumentů.
Zprávy a dokumenty z aplikace zašlete na libovolný e-mail, který zadáte. Tedy i na ten, který není v dispozici zaměstnavatele, přesně tak, jak vyžaduje zákon.
A v osobní složce zaměstnance okamžitě a bez dlouhého pátrání vidíte, jestli dohodu podepsal nebo jestli náhodou svůj souhlas neodvolal.
Pojďte už do digitalizace naplno s dobrým nástrojem. Napište nám a Speybl bude váš.
