Velkým tématem posledních let je elektronické podepisování smluv. Uzavírat a podepisovat písemné dohody na dálku je od covidu čím dál tím častější. Pracovní právo ale možnosti omezuje.
Elektronické podepisování šetří čas a v důsledku i peníze. Usnadňuje spolupráci na dálku, snižuje množství papírů. Pro řadu lidí je ale stále strašákem. Hlavně v souvislosti s přísnými pravidly v pracovním právu.
Smlouva o založení pracovního poměru, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, ale i dokumenty spojené s ukončením pracovněprávních vztahů musí být uzavřeny písemně. Za písemnou podobu se považuje také forma elektronická. Zákoník práce nevyžaduje konkrétní druh elektronického podpisu, je tedy možné, i když méně bezpečné, využít třeba i prostý naskenovaný podpis. Podstatně bezpečnější (a pohodlnější) je využití aplikace, která elektronické podpisy umožňuje.
Některé komplexnější HR aplikace to umí a mají navíc tu výhodu, že v nich najdete i veškerou související dokumentaci k zaměstnanci pěkně pohromadě na jednom místě.
To, co elektronické podepisování komplikuje, je doručování. U smluv zakládajících a ukončujících pracovněprávní vztahy je zákon velmi přísný. Pokud nechcete elektronicky podepsaný dokument tisknout a posílat poštou, je třeba splnit tyto podmínky:
- Zaměstnanec vyjádřil s touto formou doručení písemný souhlas.
- Smlouvu musíte poslat s uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu.
- Zaměstnanec musí do 3 dnů doručení potvrdit datovou zprávou opatřenou také uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu.
Jinou možností je poslání do datové schránky. Bohužel, lidé běžně nemají elektronické podpisy této vysoké úrovně ani datovou schránku…
Snad se ale blíží pokrok. Novela zákoníku práce by měla ještě letos pravidla alespoň částečně zmírnit. Přečtěte si, jak. S tím budete moci konečně naplno využívat elektronické podpisy také u uzavírání pracovních vztahů.
Usnadněte si elektronické podpisy s Speybl. Dejte nám vědět, že máte zájem.
