Každý zaměstnavatel musí uchovávat spoustu informací o svých zaměstnancích. Některé dokonce i celá léta. Ušetřit prostor i přírodu pomůže elektronická archivace.
Abyste mohli plnit povinnosti zaměstnavatele, po dobu trvání pracovního poměru potřebujete znát osobní údaje zaměstnance, jeho zdravotní pojišťovnu, číslo účtu, výši mzdy a mnoho dalšího.
Ve složce zaměstnance bývají pracovní smlouvy, doklady o školeních, předávací protokoly, mzdové listy, přehled povinných odvodů nebo evidenční listy pro důchodové zabezpečení. A také další informace související s pracovním poměrem, stejně jako dokumenty spojené s jeho skončením.
Některé údaje potřebujete uchovávat i poté, co se spolu rozloučíte. Samotný zákoník práce žádné lhůty nestanoví, právníci ale doporučují archivovat složku zaměstnance přibližně 4 roky kvůli promlčecím lhůtám. Povinnosti nicméně vyžadují další předpisy. Například evidenční listy musíte archivovat po dobu 3 let, mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění dokonce 30 let (jestliže už zaměstnanec pobírá starobní důchod, “stačí” 10 let).
Pokud uzavíráte smlouvy a další dokumenty elektronicky, lze je uchovávat digitálně. Jak na to?
Je vhodné opatřit dokumenty elektronickým podpisem a časovým razítkem dokládajícím, že dokument nebyl změněn. Doporučuje se formát PDF, který zaručuje všeobecnou přístupnost (čitelnost) dokumentu.
TIP: Nejjednodušší je pořídit si univerzální systém, který vedení evidence i archivaci zajistí.
Výhody digitálního archivu jsou zřejmé:
- Usnadní a urychlí HR procesy a zlepší celkovou efektivitu.
- Výrazně ušetří místo, zvyšuje ekologickou odpovědnost a udržitelnost.
- Znamená snadný přístup k všem relevantním dokumentům a informacím o zaměstnancích.
- Umožní okamžitou aktualizaci osobních údajů, pracovních podmínek nebo úkolů.
- Bezpečné digitální úložiště chrání citlivá data v souladu s přísnými požadavky zákona.
Potřebujete-li snadno a efektivně uchovávat veškerou dokumentaci o zaměstnancích, dejte nám vědět. Umíme s tím pomoci.
