Zákoník práce klade na zaměstnavatele poměrně přísné požadavky. Jednou z takových povinností je evidence pracovní doby. Co vše obnáší, jak si ji usnadnit a co hrozí, když to hodíte za hlavu?
Povinnost evidence pracovní doby zákoník stanovuje v paragrafu 96. Podle něj musí být ze záznamů zaměstnavatele patrný začátek a konec:
- každé odpracované směny
- odvedené práce přesčas
- noční práce
- odpracované doby v době pracovní pohotovosti
- pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel, i když v ní nebyl do práce povolán
Pozor, nestačí vést pouze evidenci docházky, tedy přítomnosti na pracovišti například zaškrtnutím dne, kdy byl zaměstnanec v práci. Vždy musí být vyznačen přesný čas začátku a konce uvedených složek pracovní doby.
K čemu je to dobré?
Jako zaměstnavatel potřebujete kvůli mzdám vědět, kdo je kdy v práci, kdo pracoval přesčas, o víkendu nebo v noci. A stát vyžaduje podklady pro případné kontroly toho, jak dodržujete limity pracovní doby či práce přesčas a zda respektujete povinné minimální doby odpočinku.
Evidovat nemusíte přestávky na jídlo nebo bezpečnostní přestávky, přesto však doporučujeme si i tady záznamy vést, protože inspektorát práce může žádat důkaz, že je zaměstnancům poskytujete.
Povinnost musí plnit zaměstnavatel. Zaměstnanec sice při ní poskytuje součinnost tím, že si pípne kartou, zapíše si začátek a konec směny do sešitu nebo se zaloguje do systému. Nemůžete po něm ale chtít, aby nesl za vedení evidence odpovědnost nebo ji dokonce realizoval na své náklady.
Zaměstnavatel také musí evidenci po určenou dobu archivovat a umožnit zaměstnanci nahlížet do svých záznamů a pořizovat si z nich výpisy či kopie.
Co když to neřeším?
Za ignorování povinnosti hrozí zaměstnavatelům pokuta až 400 000 Kč. A přestože evidenci pracovní doby kontroluje inspektorát velmi často, stále v tom firmy chybují. V roce 2022 tak za nevedení evidence pracovní doby padlo 135 pokut v celkové výši 1 837 500 Kč.
Jak na to lépe?
Usnadněte si vedení evidence pracovní doby, využijte automatizaci a moderní technologie. HR nástroje, jako je Speybl, to umí. Nejen, že za vás evidují pracovní dobu s dodržením všech zákonných náležitostí, ale také v nich má zaměstnanec přístup ke své složce se všemu údaji.
Vyzkoušejte HR bez starostí. Napište nám.
