Osobní spis není jen zbytečná administrativa. Data zaměstnanců koneckonců musíme nějak uchovávat. Abychom s nimi mohli pracovat, ale i pro potřebu institucí a kontrol.
V ideálním případě ve spisu snadno najdeme to, co potřebujeme, a co nám umožňuje zákoník práce. Například:
- pracovní smlouvu a seznámení s informacemi týkajícími se pracovního poměru
- dohodu o mzdě nebo mzdový/platový výměr
- seznámení s GDPR
- potvrzení o absolvování vstupní lékařské prohlídky, resp. posudek o zdravotní způsobilosti podle § 32 zákoníku práce
- vstupní školení BOZP a požární ochrany a potvrzení o jejich absolvování
- a další důležité související písemnosti
Jak to dost často vypadá v reálu, podle zkušené personalistky?
Firma má šanon s euro složkami a tam natlačené bez ladu a skladu všechny papíry k zaměstnanci.
A když s ním potřebují cokoliv řešit, například mu přidat, převést ho na jiné místo nebo zjistit, kolikátý vytýkací dopis kdy dostal, personalistka otevře šanon, vytáhne polorozpadlou složku a začne se probírat v papírech. Klidně i hodinu. Kolikrát tam ani nenajde to, co potřebuje, a musí doslova detektivně pátrat. Čas ubíhá, jiná práce stojí a kýžená informace nikde. Vidíte se v tom?
Přitom s dnešními možnostmi to může vypadat úplně jinak.
Vést osobní spis můžete pečlivě, systematicky a vždy s aktuálními informacemi. Aby práce s dokumenty a údaji byla efektivní a rychlá. Aby vám nezabralo celé dopoledne najít poslední mzdový výměr nebo lékařskou prohlídku.
Jak na to? Elektronicky, s pomocí vhodné HR aplikace. Například Speybl. Veškeré údaje budete mít na jednom místě a najdete je na tři kliknutí.
A co s tou fyzickou složkou? Ještě chvíli se papírové podobě neubráníme. Když přijde na kontrolu inspektorát práce, chce většinou vidět papíry. Ale pro každodenní práci je opravdu efektivní mít údaje a dokumenty v elektronické podobě.
Takže ideální řešení pro praxi? Pořádek v papírovém spisu, přehledně uložené dokumenty v elektronické podobě a aktuální data v systému.
Pokud totiž máte všechny dokumenty a data v pořádku, pak stačí mít personalistu na poloviční úvazek. Nebo se může místo hledání v papírech věnovat důležitým věcem týkajícím se zaměstnanců, na což jinak nezbývá čas.
Umožněte svým personalistům pracovat efektivně, pořiďte jim Speybl. Ozvěte se nám a my vám pomůžeme.
Článek vznikl ve spolupráci s personalistkou Gabrielou Kukučovou. Děkujeme.
